Secrétaire
Offre n° O005240905000966
Publiée le 05/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Route de Malcombe, Gap (Hautes-Alpes)
Poste à pourvoir le
01/12/2024
Date limite de candidature
06/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Secrétariat du service
• Frappe ou mise en forme du courrier – rapports
• Gestion des fournitures et du matériel,
• Synthèse, contrôle, préparation et suivi des rapports
Commission Permanente, Conseil Départemental,
fiches de décision des services de la Direction,
enregistrement réseau et diffusion Élus,
• Accueil téléphonique,
• Classement / archivage
• Gestion de l’agenda, réunion, réservation salle et véhicule,
• Coordination de la continuité du secrétariat au sein
de la direction,
• Relai des antennes, courriers (congés, messagerie, grèves, …),
• Participe au réseau des secrétaires,
• I parapheur (Bons de commande, gestion des factures).
• Frappe ou mise en forme du courrier – rapports
• Gestion des fournitures et du matériel,
• Synthèse, contrôle, préparation et suivi des rapports
Commission Permanente, Conseil Départemental,
fiches de décision des services de la Direction,
enregistrement réseau et diffusion Élus,
• Accueil téléphonique,
• Classement / archivage
• Gestion de l’agenda, réunion, réservation salle et véhicule,
• Coordination de la continuité du secrétariat au sein
de la direction,
• Relai des antennes, courriers (congés, messagerie, grèves, …),
• Participe au réseau des secrétaires,
• I parapheur (Bons de commande, gestion des factures).
Missions / conditions d'exercice
Gestion des plannings de service
• Mise au point et actualisation des plannings de présence, agenda du chef de service,
• Vérification et contrôle des congés,
Élaboration des documents de communication
• Création et modification des diaporamas (PowerPoint) et plaquettes de présentation (Publisher).
Participer au fonctionnement du service
• Assurer les tâches administratives du service : fonds de concours, conventions de groupement de commande, fiches de décision, MAPA, rapports Commissions.
Intérim secrétariat EER, voire DDIRA
• Assurer l’intérim EER, voire DDIRA selon le tableau de répartition des tâches définit pour le fonctionnement des secrétaires de la Direction.
• Mise au point et actualisation des plannings de présence, agenda du chef de service,
• Vérification et contrôle des congés,
Élaboration des documents de communication
• Création et modification des diaporamas (PowerPoint) et plaquettes de présentation (Publisher).
Participer au fonctionnement du service
• Assurer les tâches administratives du service : fonds de concours, conventions de groupement de commande, fiches de décision, MAPA, rapports Commissions.
Intérim secrétariat EER, voire DDIRA
• Assurer l’intérim EER, voire DDIRA selon le tableau de répartition des tâches définit pour le fonctionnement des secrétaires de la Direction.
Profils recherchés
Bureautique :
EXCEL
WORD
POWERPOINT
- Relationnel de qualité,
- Rigueur dans le travail et rendu des documents,
- Disponibilité,
- Sens de l’organisation,
- Bonne maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Kdélib,
- Chronos.
EXCEL
WORD
POWERPOINT
- Relationnel de qualité,
- Rigueur dans le travail et rendu des documents,
- Disponibilité,
- Sens de l’organisation,
- Bonne maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Kdélib,
- Chronos.
Contact et modalités de candidature
Contact
0492403873
Informations complémentaires
M. le Président du Département des Hautes-Alpes
Direction des Ressources Humaines
Service Recrutement, Formation et Évolutions Professionnelles
Hôtel du Département - Place Saint-Arnoux
CS 66005 - 05008 GAP CEDEX
Direction des Ressources Humaines
Service Recrutement, Formation et Évolutions Professionnelles
Hôtel du Département - Place Saint-Arnoux
CS 66005 - 05008 GAP CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.