Activités principales
Responsable de l’administration et des finances
 Finances :
• Préparation des budgets prévisionnels des différents établissements, suivi de leurs évolutions et clôture des budgets annuels,
• Mise en place d’outils de suivi et de pilotage budgétaire des établissements
• Mise en place d’outils de suivi budgétaire des projets
• Suivi de de la comptabilité en lien avec le service financier de la ville

 Gestion et suivi des demandes de subventions et recherches de financements :
Rédaction les dossiers de subventions et recherche de nouveaux financements en lien avec l'équipe

 > Administration :
• Rédaction des délibérations pour le conseil municipal et suivi des décisions,
• Gestion des partenariats publics et institutionnels,
• Elaboration des bilans d’activité et du reporting demandés par les partenaires (Ministère de la Culture, Région Sud, Conseil départemental, Union européenne…). Interlocuteur de référence en matière de questionnaires-bilans sur l’activité demandés par les partenaires.
• Interlocuteur privilégié pour la rédaction et le suivi des conventions pluriannuelles d’objectifs.
• Rédaction des contrats liés à l'activité (coproduction, partenariat, résidence de production artistique, résidence de recherche artistique, cession de droits d’auteur...).

 >Accueil et bâtiments :
• Responsable de la qualité de l'accueil des usagers, des plannings des agents d’accueil, de l’entretien des bâtiments, ainsi que de sureté, la sécurité et l’hygiène (personnel, public et bâtiment).
• Veiller aux respects des protections et exigences des labels du ministère de la culture

 >Ressources humaines :
• Suivi des ressources humaines du service : recrutements, formations, pilotage des effectifs, etc.

Adjoint(e)
• Référent(e) pour la Maison Alexandra David-Neel
• Contribuer à l'encadrement et l'animation des équipes des musées pour assurer le bon fonctionnement du service et la continuité du service public
• Contribuer à la mise en œuvre de différents partenariats scientifiques et culturels
• Planifier le travail de l’équipe technique
• Planifier et organiser les vernissages
• Suppléer la conservatrice des musées pendant ses absences
• Participer à et coordonner la mise en œuvre du projet scientifique et culturel du musée
• Développer les relations avec les structures partenaires sur le territoire (centre culturel, médiathèque intercommunale etc.) et à l’extérieur (Musées d’arts asiatiques, universités, CNRS)

L’adjoint(e) à la cheffe de service et responsable de l’administration et des finances encadre l’équipe technique du musée et une assistante administrative, chargée du secrétariat du service (rédaction des demandes de devis, du courrier, du standard, de l’accueil du bureau administratif, des fournitures et du suivi administratif et organisationnel du service), des ordres de missions, de l’établissement des bons de commandes, des factures et de leur imputation.

Il/elle s’appuie sur les différents services supports de la Ville de Digne-les-Bains

Activités secondaires
• Représentation auprès des différentes instances et défense du projet du pôle au regard des enjeux locaux, régionaux ou nationaux

Marge d’autonomie
• Grande autonomie dans le respect des procédures internes.

Interlocuteurs
 >Internes
• Sous l’autorité directe de la conservatrice en chef, directrice des musées
• Service des publics
• Communication
• Les 4 établissements communaux : Musée Gassendi, Maison Alexandra David-Neel, Cairn, Crypte archéologique

 Externes :
• Tous partenaires et réseaux (artistes, chercheurs, commissaires d’expositions, critiques d’art…)
• Les services communication, ressources humaines, affaires juridiques, finances, techniques, prévention et sécurité, police municipale et informatique de la ville de Digne-les-Bains.