Assistant administratif du pôle action éducative et sports (h/f)
Offre n° O001250320000417
Publiée le 20/03/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
La Ville de GEX
Commune historique et dynamique de 13 500 habitants, sous-préfecture du département de l'Ain, capitale administrative du Pays de Gex, Ville porte du Parc Naturel Régional du Haut-Jura, située au pied de la Haute chaîne du Jura à 20 km de Genève.
Commune historique et dynamique de 13 500 habitants, sous-préfecture du département de l'Ain, capitale administrative du Pays de Gex, Ville porte du Parc Naturel Régional du Haut-Jura, située au pied de la Haute chaîne du Jura à 20 km de Genève.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie - 77 rue de l'Horloge, Gex (Ain)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Assistant administratif du pôle action éducative et sports
Missions / conditions d'exercice
* Accueil du public
. Accueil physique et téléphonique des usagers du service
. Renseigner et orienter le public dans ses démarches
. Mise à jour du portail famille en ligne : articles ; informations pratiques ; documents en téléchargement...
. Traitement des demandes de modifications des réservations des usagers : prévisions, annulations, absences...
. Participer à la communication à destination des familles : campagnes d’inscriptions, programmes du centre de loisirs, grèves...
* Gestion administrative des dossiers des usagers
. Réception, vérification et saisie des inscriptions scolaires, périscolaires et extrascolaires
. Rédaction et mise en forme des courriers relatifs aux activités du service
. Classement et archivage des dossiers des usagers
. Établir les factures relatives aux services de la vie scolaire
. Saisie des régularisations
. Gestion administrative des annulations partielles et totales des factures litigieuses
. Gestion administrative des Protocoles d’accueil individualisés (PAI)
* Assister la responsable Action éducative et Sports et les élus
. Assistance administrative au responsable AES : courriers ; comptes-rendus ; suivi de dossiers...
. Traitement des commandes des écoles : engagements, envois au fournisseurs, vérification et référencement des factures...
. Suivi des rapports d’incidents et déclaration à l’assurance
. Classement et archivage des documents produits par le service : bulletins de livraisons ; feuilles de pointage ; commandes de pain et de repas ; menus...
. Assistance administrative aux élus référents
. Accueil physique et téléphonique des usagers du service
. Renseigner et orienter le public dans ses démarches
. Mise à jour du portail famille en ligne : articles ; informations pratiques ; documents en téléchargement...
. Traitement des demandes de modifications des réservations des usagers : prévisions, annulations, absences...
. Participer à la communication à destination des familles : campagnes d’inscriptions, programmes du centre de loisirs, grèves...
* Gestion administrative des dossiers des usagers
. Réception, vérification et saisie des inscriptions scolaires, périscolaires et extrascolaires
. Rédaction et mise en forme des courriers relatifs aux activités du service
. Classement et archivage des dossiers des usagers
. Établir les factures relatives aux services de la vie scolaire
. Saisie des régularisations
. Gestion administrative des annulations partielles et totales des factures litigieuses
. Gestion administrative des Protocoles d’accueil individualisés (PAI)
* Assister la responsable Action éducative et Sports et les élus
. Assistance administrative au responsable AES : courriers ; comptes-rendus ; suivi de dossiers...
. Traitement des commandes des écoles : engagements, envois au fournisseurs, vérification et référencement des factures...
. Suivi des rapports d’incidents et déclaration à l’assurance
. Classement et archivage des documents produits par le service : bulletins de livraisons ; feuilles de pointage ; commandes de pain et de repas ; menus...
. Assistance administrative aux élus référents
Profils recherchés
. Baccalauréat ; anglais niveau A2 ou B1 apprécié
. Gestion et organisation de son temps
. Gestion des conflits
. Gestion des publics difficiles
. Environnement informatique
. Outils informatiques
. Connaissance de la langue française
. Capacité rédactionnelle
. Déontologie
. Connaissance générale de la collectivité
. Droits et obligations des fonctionnaires et agents publics
. Être à l’écoute
. Savoir travailler en équipe
. Savoir travailler en autonomie
. Rendre compte
. Être à l’écoute
. Savoir travailler en équipe
. Savoir travailler en autonomie
. Rendre compte
. Gestion et organisation de son temps
. Gestion des conflits
. Gestion des publics difficiles
. Environnement informatique
. Outils informatiques
. Connaissance de la langue française
. Capacité rédactionnelle
. Déontologie
. Connaissance générale de la collectivité
. Droits et obligations des fonctionnaires et agents publics
. Être à l’écoute
. Savoir travailler en équipe
. Savoir travailler en autonomie
. Rendre compte
. Être à l’écoute
. Savoir travailler en équipe
. Savoir travailler en autonomie
. Rendre compte
Contact et modalités de candidature
Contact
0450426300
Informations complémentaires
- CV, lettre de motivation, copie des diplômes, copie du dernier arrêté d'avancement d'échelon et de la dernière évaluation professionnelle pour les candidats titulaires de la FP, copie des certificats de travail pour les contractuels.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.