Agent d'accueil et de gestion administrative
Offre n° O001250305000719
Publiée le 05/03/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
23 place de l'Hôtel de ville, Châtillon-sur-Chalaronne (Ain)
Poste à pourvoir le
01/08/2025
Date limite de candidature
04/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Mission du service : le ou la chargé(e) d’accueil et de gestion administrative assure l’accueil physique et téléphonique des administrés, des partenaires et de tout type de public. Son rôle est de maintenir l’accueil et d’orienter le public.
Composition du service à la population : 4 agents (collectivité = 71 agents)
Responsable hiérarchique : Directeur Général des Services
Composition du service à la population : 4 agents (collectivité = 71 agents)
Responsable hiérarchique : Directeur Général des Services
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout public,
- Recevoir, filtrer et orienter les appels, identifier et gérer la demande et son degré d’urgence,
- Gestion du cimetière et des débits de boissons,
- Gérer les rendez-vous et tenir le planning des demandes de CNI/Passeports,
- Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs,
- Répondre aux demandes de la population et délivrer les documents administratifs,
- Dresser et mettre à jour les actes d’état-civil, les livrets de famille, assurer la tenue des
registres et délivrer les extraits,
- Enregistrer et suivre les PACS,
- Gérer le recensement militaire (recueil, suivi et transmission des demandes),
- Affichage réglementaire (délibérations, arrêtés…) et affichage informatif,
- Exécuter des travaux de secrétariat divers.
Missions annexes :
Contribuer à la gestion administrative du pôle administratif,
Tâches ponctuelles annexes dans les domaines suivants : Elections
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout public,
- Recevoir, filtrer et orienter les appels, identifier et gérer la demande et son degré d’urgence,
- Gestion du cimetière et des débits de boissons,
- Gérer les rendez-vous et tenir le planning des demandes de CNI/Passeports,
- Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs,
- Répondre aux demandes de la population et délivrer les documents administratifs,
- Dresser et mettre à jour les actes d’état-civil, les livrets de famille, assurer la tenue des
registres et délivrer les extraits,
- Enregistrer et suivre les PACS,
- Gérer le recensement militaire (recueil, suivi et transmission des demandes),
- Affichage réglementaire (délibérations, arrêtés…) et affichage informatif,
- Exécuter des travaux de secrétariat divers.
Missions annexes :
Contribuer à la gestion administrative du pôle administratif,
Tâches ponctuelles annexes dans les domaines suivants : Elections
Profils recherchés
Savoirs :
- Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales,
- techniques d’écoute et de communication,
- règlementation et procédures administratives en matière d’état-civil et législation funéraire,
- réglementation et procédure relative au recensement militaire,
- réglementation et procédure en matière du titre d’identité,
- Maîtriser les outils informatiques et bureautiques courants,
- Faire preuve d'amabilité et de courtoisie dans l'accueil du public.
Savoir-faire :
- accueil du public avec gestion du degré d’urgence des demandes,
- contrôler l’authenticité des documents et attestations fournis,
- renseigner le public sur une formalité administrative et vérifier la complétude d’un dossier.
Savoir-être :
- être accueillante, sociable et discrète, savoir travailler en équipe,
- être organisée, à l’écoute, efficace et responsable,
- avoir le sens du service public et le goût du travail bien fait.
- Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales,
- techniques d’écoute et de communication,
- règlementation et procédures administratives en matière d’état-civil et législation funéraire,
- réglementation et procédure relative au recensement militaire,
- réglementation et procédure en matière du titre d’identité,
- Maîtriser les outils informatiques et bureautiques courants,
- Faire preuve d'amabilité et de courtoisie dans l'accueil du public.
Savoir-faire :
- accueil du public avec gestion du degré d’urgence des demandes,
- contrôler l’authenticité des documents et attestations fournis,
- renseigner le public sur une formalité administrative et vérifier la complétude d’un dossier.
Savoir-être :
- être accueillante, sociable et discrète, savoir travailler en équipe,
- être organisée, à l’écoute, efficace et responsable,
- avoir le sens du service public et le goût du travail bien fait.
Contact et modalités de candidature
Contact
Sarah LY
Informations complémentaires
Cette offre vous intéresse ? Merci d'adresser votre candidature soit par mail : sly@chatillon-sur-chalaronne.org , soit par courrier à l'attention de Monsieur le Maire : 23 place de l'hôtel de ville - 01400 CHATILLON-SUR-CHALARONNE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.