Agent d'accueil - Assistant administratif
Offre n° O001240910000888
Publiée le 10/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
BP 90419 - Place de l'Hôtel de Ville, Bourg-en-Bresse (Ain)
Poste à pourvoir le
01/12/2024
Date limite de candidature
11/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Placé(e) sous l'autorité de la responsable du pôle administratif du service Petite Enfance (gestion de 11 structures d’accueil et du Relais Petite Enfance) et de la responsable du pôle accueil/affaires scolaires du service
Action éducative, vous assurez l'accueil des usagers et diverses tâches administratives.
Action éducative, vous assurez l'accueil des usagers et diverses tâches administratives.
Missions / conditions d'exercice
Petite Enfance ( lundi après-midi, mercredi, vendredi )
Accueil physique et téléphonique du public (familles, assistantes maternelles...)
Gestion de la messagerie, du planning des rendez-vous de la permanence d'accueil et du Relais Petite Enfance (RPE)
Saisie des demandes de places d'accueil, préparer et suivre la commission «accueil petite enfance »
Suivi des dossiers des familles (dossier d'inscription, planning de réservation…) : établir la facturation aux familles, les états des heures de présence des enfants et saisir des données statistiques
Gestion de la base de données spécifiques au RPE
Préparation des documents relatifs à l'élaboration de la paie des assistantes maternelles, établissement du relevé mensuel des heures effectuées par les remplaçants pour la paie
Rédiger des comptes rendus, élaborer des tableaux et graphiques
Organiser la diffusion de documentation d'information
Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Participer aux réunions du pôle administratif et à des réunions internes du SPE
Affaires Scolaires ( lundi matin, mardi, jeudi )
Accueil physique et téléphonique du public
Etude et saisie des inscriptions scolaires et des dérogations (2 logiciels métiers spécifiques)
Mise à jour des listes d'élèves et des effectifs scolaires par classe et par école, (radiations, noms des enseignants)
Saisie des pièces justificatives des ressources des familles et calcul des tarifs à appliquer (périscolaire, restauration scolaire, centre de loisirs)
Accompagnement des familles dans l'utilisation du nouveau portail (réservation des services périscolaires, annulation)
Mise à jour et suivi des factures des familles, saisie et mise en place des prélèvements automatiques
Mise à jour des tableaux de bord de l'activité du service
Mise à jour des procédures dans le cadre de la « démarche qualité »
Accueil physique et téléphonique du public (familles, assistantes maternelles...)
Gestion de la messagerie, du planning des rendez-vous de la permanence d'accueil et du Relais Petite Enfance (RPE)
Saisie des demandes de places d'accueil, préparer et suivre la commission «accueil petite enfance »
Suivi des dossiers des familles (dossier d'inscription, planning de réservation…) : établir la facturation aux familles, les états des heures de présence des enfants et saisir des données statistiques
Gestion de la base de données spécifiques au RPE
Préparation des documents relatifs à l'élaboration de la paie des assistantes maternelles, établissement du relevé mensuel des heures effectuées par les remplaçants pour la paie
Rédiger des comptes rendus, élaborer des tableaux et graphiques
Organiser la diffusion de documentation d'information
Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Participer aux réunions du pôle administratif et à des réunions internes du SPE
Affaires Scolaires ( lundi matin, mardi, jeudi )
Accueil physique et téléphonique du public
Etude et saisie des inscriptions scolaires et des dérogations (2 logiciels métiers spécifiques)
Mise à jour des listes d'élèves et des effectifs scolaires par classe et par école, (radiations, noms des enseignants)
Saisie des pièces justificatives des ressources des familles et calcul des tarifs à appliquer (périscolaire, restauration scolaire, centre de loisirs)
Accompagnement des familles dans l'utilisation du nouveau portail (réservation des services périscolaires, annulation)
Mise à jour et suivi des factures des familles, saisie et mise en place des prélèvements automatiques
Mise à jour des tableaux de bord de l'activité du service
Mise à jour des procédures dans le cadre de la « démarche qualité »
Profils recherchés
Savoirs
Maîtriser les techniques d'accueil du public
Maîtriser les logiciels métiers et les logiciels utilisés par la CAF
Maîtriser les outils informatiques (Word, Excel ,Outlook , internet)
Capacités rédactionnelles
Savoirs faire
Disposer de qualités relationnelles notamment pour l'accueil des publics en difficulté
Être rigoureux, organisé, polyvalent
Être discret
Savoir travailler en équipe et avec d'autres services
Savoir rendre compte de son travail
Maîtriser les techniques d'accueil du public
Maîtriser les logiciels métiers et les logiciels utilisés par la CAF
Maîtriser les outils informatiques (Word, Excel ,Outlook , internet)
Capacités rédactionnelles
Savoirs faire
Disposer de qualités relationnelles notamment pour l'accueil des publics en difficulté
Être rigoureux, organisé, polyvalent
Être discret
Savoir travailler en équipe et avec d'autres services
Savoir rendre compte de son travail
Contact et modalités de candidature
Contact
0474457117
Informations complémentaires
Candidature
Merci d’adresser votre candidature (lettre de motivation et CV) à Monsieur le Maire, Direction des Ressources Humaines, Hôtel de Ville, BP 90419, 01012 Bourg-en-Bresse Cedex ou recrutement@bourgenbresse.fr
Renseignements :
Service Affaires Scolaires:
Nadège MARMONT
Tel : 04 74 45 71 35
marmontn@bourgenbresse.fr
Service Petite enfance
Lucile BIANCHETTI
Tel 04 74 42 45 31
bianchettil@bourgenbresse.fr
Merci d’adresser votre candidature (lettre de motivation et CV) à Monsieur le Maire, Direction des Ressources Humaines, Hôtel de Ville, BP 90419, 01012 Bourg-en-Bresse Cedex ou recrutement@bourgenbresse.fr
Renseignements :
Service Affaires Scolaires:
Nadège MARMONT
Tel : 04 74 45 71 35
marmontn@bourgenbresse.fr
Service Petite enfance
Lucile BIANCHETTI
Tel 04 74 42 45 31
bianchettil@bourgenbresse.fr
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.