Agent de gestion administrative
Offre n° O973240901386580
Publiée le 18/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
AUTRES DE COLLECTIVITE TERRITORIALE DE GUYANE
Lieu de travail
Hôtel de la Collectivité Territoriale 4179, route de Montabo 47025, Cayenne (Guyane)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Gestion des ressources humaines >
Ressources humaines, statut et rémunération
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Agent de gestion administrative
Pôle : Territorial d'Action Sociale Centre et Est
Unité : ASE Centre-Sud-Est
Pôle : Territorial d'Action Sociale Centre et Est
Unité : ASE Centre-Sud-Est
Missions / conditions d'exercice
2 - MISSIONS
Placé sous l'autorité du responsable d'antenne, le secrétaire d'unité assure l'accueil ainsi que le secrétariat de l'unité, et contribue à la gestion administrative. Il est le premier contact entre l'unité et l'extérieur.
3 - ACTIVITES
1. Accueil physique et téléphonique
* Gérer le standard : réception des appels, prise de messages, prises de rendez-vous, orientation des publics et des appels vers les différents services, primo renseignements
* Réceptionner le public
2. Réception, traitement et diffusion de l'information
* Réceptionner, enregistrer le courrier départ/arrivé : transmission au personnel de l'antenne, diffusion de l'information en général
* Traite l'information auprès des publics
3. Secrétariat de l'antenne
* Effectuer des travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents administratifs (courriers, tableaux, compte-rendu, procès-verbaux, rapports...) tri, classement, archivage, numérisation
* Exécuter et suivre les procédures et les décisions administratives
* Tenir le planning des réunions
4. Interface entre l'équipe et les interlocuteurs extérieurs
* Gérer les appels et les demandes en fonction de leur priorité et de leur importance : premier contact entre l'antenne et l'extérieur,
* Prendre les rendez-vous pour le personnel de l'antenne
* Suivre les plannings et agendas
Placé sous l'autorité du responsable d'antenne, le secrétaire d'unité assure l'accueil ainsi que le secrétariat de l'unité, et contribue à la gestion administrative. Il est le premier contact entre l'unité et l'extérieur.
3 - ACTIVITES
1. Accueil physique et téléphonique
* Gérer le standard : réception des appels, prise de messages, prises de rendez-vous, orientation des publics et des appels vers les différents services, primo renseignements
* Réceptionner le public
2. Réception, traitement et diffusion de l'information
* Réceptionner, enregistrer le courrier départ/arrivé : transmission au personnel de l'antenne, diffusion de l'information en général
* Traite l'information auprès des publics
3. Secrétariat de l'antenne
* Effectuer des travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents administratifs (courriers, tableaux, compte-rendu, procès-verbaux, rapports...) tri, classement, archivage, numérisation
* Exécuter et suivre les procédures et les décisions administratives
* Tenir le planning des réunions
4. Interface entre l'équipe et les interlocuteurs extérieurs
* Gérer les appels et les demandes en fonction de leur priorité et de leur importance : premier contact entre l'antenne et l'extérieur,
* Prendre les rendez-vous pour le personnel de l'antenne
* Suivre les plannings et agendas
Profils recherchés
1 titulaire du cadre d'emploi des adjoints administratifs, par dérogation un contractuel
- CONNAISSANCES REQUISES
* Bonne maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, Messagerie électronique)
* Maîtrise de l'expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)
* Bonne connaissance des techniques de communication
* Bonne connaissance de la législation sociale et protection de l'enfance
* Savoir prendre des notes
6 - COMPETENCES REQUISES
* Maîtrise de l'expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)
* Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
* Savoir s'organiser et gérer les priorités
* Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
* Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique
* Savoir travailler en équipe
* Savoir s'adapter à différents interlocuteurs
* Accueillir le public avec amabilité
* Respecter la confidentialité
7 - QUALITES REQUISES
* Qualités rédactionnelles et relationnelles
* Rigueur et organisation
* Grande capacité d'adaptation
* Ouverture d'esprit et curiosité
* Conscience professionnelle
* Sens du travail en équipe
- CONNAISSANCES REQUISES
* Bonne maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, Messagerie électronique)
* Maîtrise de l'expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)
* Bonne connaissance des techniques de communication
* Bonne connaissance de la législation sociale et protection de l'enfance
* Savoir prendre des notes
6 - COMPETENCES REQUISES
* Maîtrise de l'expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)
* Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
* Savoir s'organiser et gérer les priorités
* Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
* Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique
* Savoir travailler en équipe
* Savoir s'adapter à différents interlocuteurs
* Accueillir le public avec amabilité
* Respecter la confidentialité
7 - QUALITES REQUISES
* Qualités rédactionnelles et relationnelles
* Rigueur et organisation
* Grande capacité d'adaptation
* Ouverture d'esprit et curiosité
* Conscience professionnelle
* Sens du travail en équipe
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Adresser votre lettre de candidature accompagnée d'un curriculum vitæ avant le 18/10/2024
À l'adresse mail suivante : prh.recrutement.mobilite@ctguyane.fr
Pour tout renseignement, s'adresser à Mme Denise CASTOR au 0594 27 11 65
À l'adresse mail suivante : prh.recrutement.mobilite@ctguyane.fr
Pour tout renseignement, s'adresser à Mme Denise CASTOR au 0594 27 11 65
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.