Au sein de la Mission des Affaires Fonctionnelles, le secrétariat des élus assiste les élu·e·s en termes d’organisation générale, de gestion, de suivi de dossiers, de communication, d’information, d’accueil et de classement.

Vous assurez le suivi du courrier adressé par voie postale et électronique, la prise de rendez-vous, la gestion de l’agenda et l’organisation des déplacements.

Vous tenez un rôle d’alerte auprès des élu·e·s en leur rappelant les informations et échéances importantes.

Par vos fonctions d’accueil et d’information (physique et téléphonique), vous renseignez les citoyen·ne·s et les orientez si nécessaire vers l’interlocuteur·trice correspondant·e.

Vous analysez le degré d’urgence de la demande et assurez l’interface entre les élu·e·s et les partenaires internes et externes.

Vous suivez les dossiers liés à la vie politique des élu·e·s et rédigez ou mettez en forme des documents divers (comptes-rendus, notes, courriers, tableaux de suivi) à partir de consignes des élu·e·s.

Enfin, vous pouvez être amené·e à assurer le remplacement d’un·e assistant·e absent·e (prise de ligne téléphonique, gestion des urgences).

Vous manifestez un intérêt particulier pour la vie de la collectivité, vous connaissez son organisation et son fonctionnement.

Vous maîtrisez les outils bureautiques courants (Libre Office Writer, Calc, messagerie et agenda Outlook), et les techniques de prise de notes.

Vous savez synthétiser et disposez de capacités rédactionnelles confirmées.

Vous savez travailler en autonomie et avec rigueur, et faites preuve d’anticipation et de réactivité afin de prioriser vos activités en fonction des urgences.

Vous êtes doté·e d’une aisance relationnelle avec tous types de publics et faites preuve de discrétion et confidentialité.