assistant de service
Offre n° O044240506000969
Publiée le 06/05/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
NANTES
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
05/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction générale à la culture, le service des archives est chargé de collecter, classer, conserver, communiquer, enrichir et valoriser le patrimoine documentaire de la Ville et de la Métropole de Nantes. Il est le service prestataire référent en matière de gestion de l'information et d'archivage (physique et numérique) auprès des directions et services de la Ville et de la Métropole et un centre de ressources documentaires de l'histoire et de la mémoire individuelle et collective des Nantais ouvert à tous les publics. Les archives de Nantes sont également en charge du service commun "Gestion documentaire archives" auquel adhèrent les 24 communes de la Métropole.
Missions / conditions d'exercice
Sous l'autorité du responsable du Pôle Animation collecte, vous assurez le secrétariat du Pôle Animation Collecte (7 archivistes) et participez au traitement archivistique des fonds contemporains. Vous contribuez également à l'élaboration des supports de sensibilisation, formation et communication du Pôle (Intranet éditorial, espaces collaboratifs, supports papier).
Vos activités :
* Assurer le secrétariat du Pôle :
- Prendre en charge l'accueil téléphonique
- Assister les archivistes dans leurs missions de collecte : relecture, mise en forme des bordereaux de versement et d'élimination, tableaux de gestion, fiches pratiques, etc.
- Assurer la gestion et la relecture des courriers, notes, rapports, etc. produits dans le cadre des relations avec les différents partenaires du Pôle (directions Ville et Métropole, Communes [élus, DGS, directeurs et chefs de services], Archives départementales, etc.).
- Organiser la logistique des Groupes de travail (communes et projet Système d'archivage électronique), réunions et actions de sensibilisations / formations : plannings, réservation de salles et véhicules, préparation des supports
* Participer à l'élaboration des supports de sensibilisation, formation et communication du Pôle :
- Réaliser les publications relatives aux actualités sur l'espace intranet éditorial des Archives de Nantes et sur les espaces collaboratifs du Pôle Animation Collecte
- Participer à l'élaboration et à la mise en forme des supports de sensibilisation, formations communication et ateliers
* Assurer le traitement archivistique des fonds contemporains :
- Saisir les notices dans la base de données
- Reconditionner les documents (mise en pochettes, étiquetage, rangement) en partenariat avec les archivistes et les magasiniers
- Vérifier les versements sériels et effectuer la reprise de bordereaux de versements
- Préparer les éliminations annuelles
* Assurer la suppléance de l'assistante de direction :
- Gérer le courrier spécifique aux archives (arrivée, départ) : état-civil, urbanisme, recherches historiques, saisie dans la base de données, etc.
- Participer aux manifestations organisées par le service (expositions, journées du patrimoine)
Vos activités :
* Assurer le secrétariat du Pôle :
- Prendre en charge l'accueil téléphonique
- Assister les archivistes dans leurs missions de collecte : relecture, mise en forme des bordereaux de versement et d'élimination, tableaux de gestion, fiches pratiques, etc.
- Assurer la gestion et la relecture des courriers, notes, rapports, etc. produits dans le cadre des relations avec les différents partenaires du Pôle (directions Ville et Métropole, Communes [élus, DGS, directeurs et chefs de services], Archives départementales, etc.).
- Organiser la logistique des Groupes de travail (communes et projet Système d'archivage électronique), réunions et actions de sensibilisations / formations : plannings, réservation de salles et véhicules, préparation des supports
* Participer à l'élaboration des supports de sensibilisation, formation et communication du Pôle :
- Réaliser les publications relatives aux actualités sur l'espace intranet éditorial des Archives de Nantes et sur les espaces collaboratifs du Pôle Animation Collecte
- Participer à l'élaboration et à la mise en forme des supports de sensibilisation, formations communication et ateliers
* Assurer le traitement archivistique des fonds contemporains :
- Saisir les notices dans la base de données
- Reconditionner les documents (mise en pochettes, étiquetage, rangement) en partenariat avec les archivistes et les magasiniers
- Vérifier les versements sériels et effectuer la reprise de bordereaux de versements
- Préparer les éliminations annuelles
* Assurer la suppléance de l'assistante de direction :
- Gérer le courrier spécifique aux archives (arrivée, départ) : état-civil, urbanisme, recherches historiques, saisie dans la base de données, etc.
- Participer aux manifestations organisées par le service (expositions, journées du patrimoine)
Profils recherchés
Disposant d'une formation en secrétariat, vous maîtrisez l'outil informatique (bureautique, logiciels métiers : Avenio, Intranet et espaces collaboratifs...) et connaissez le fonctionnement des collectivités publiques.
Votre autonomie, votre réactivité et votre capacité à vous adapter vous permettent de mener à bien vos missions.
Vous faites preuve de rigueur, de discrétion et d'organisation et disposez de capacités relationnelles.
Votre autonomie, votre réactivité et votre capacité à vous adapter vous permettent de mener à bien vos missions.
Vous faites preuve de rigueur, de discrétion et d'organisation et disposez de capacités relationnelles.
Contact
Contact
0240994848
Lien de candidature
Informations complémentaires
Besoin d'informations sur le poste ? Aurélie CAILLEAU, responsable pôle animation et collecte, 02 40 41 94 80
Besoin d'informations sur votre candidature ?
Véronique COUREAU, gestionnaire recrutement, 02 52 10 81 37
Veuillez adresser votre CV, lettre de motivation, dernier bulletin de salaire et arrêté de situation, RQTH le cas échéant, via le lien ci-dessus
Besoin d'informations sur votre candidature ?
Véronique COUREAU, gestionnaire recrutement, 02 52 10 81 37
Veuillez adresser votre CV, lettre de motivation, dernier bulletin de salaire et arrêté de situation, RQTH le cas échéant, via le lien ci-dessus
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.