Le Département de la Sarthe a décliné en 3 axes les missions stratégiques et transversales portées par sa Direction générale : piloter la décision, soutenir les acteurs et stimuler la transformation.

Compte tenu de ce rôle et de ces missions, elle bénéficie des services de la DAP (Direction Appui à la Performance), unique direction transversale rattachée directement à la DGS , qui se compose de 5 pôles de compétence et d’un bureau travaillant en réseau : « Coordination de la prise de décision », « Appui à la gestion », « Valorisation de la connaissance et de la donnée », « Coordination des démarches transversales et appui aux acteurs », « assistance administrative » et bureau de la relation usager.

Au sein du pôle « Coordination de la prise de décision » (3 agents), la Direction Appui à la Performance recrute un Chargé de la gestion des Assemblées.

Vous êtes garant du contenu des rapports et délibérations des assemblées plénières et commissions permanentes, dans le respect des textes et identifiez naturellement les situations de conflits d’intérêt nécessitant un déport.
Vous participez aux instances et aux commissions préparatoires (environ 50 réunions qui se tiennent en journée) pour lesquelles vous assurez la préparation en vous référant au règlement intérieur.
Vous prenez en charge le processus de tenue des assemblées plénières (42 élus) de la phase d’envoi des invitations à la phase de publication des délibérations, dans le respect du cadre juridique et des délais règlementaires.
A ce titre, vous :
• intervenez de manière anticipée au niveau de la préparation des consignes d’élaboration des recueils et de la convocation des conseillers départementaux (aws – sarthe légalité)
• suivez l’élaboration des rapports et des délibérations (logiciel Airs délib) par les Directions métiers et êtes responsable de la tenue des délais et du contenu,
• préparez les fichiers qui permettent les recueils des votes en séance et le suivi des procurations,
• élaborez les relevés de décisions, et centralisez les résultats des votes (à mains levées) en collaboration avec les collègues du Pôle,
• mettez à disposition les recueils nécessaires à l’étude des affaires en amont des séances,
• consolidez les différents éléments préparant les PV en vue de leur adoption à la plénière suivante
Vous pouvez travailler en mode projet en fonction des sujets à traiter par le Pôle.
Dans un objectif de continuité de service, vous pouvez être amené à effectuer des missions dévolues à l’autre poste de Chargé de la gestion des Assemblées.

Organisation et planification de réunions
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Rédaction de délibérations
Organisation et gestion des assemblées délibérantes
Assistance et conseil auprès des élus et/ou de la direction
Conseil auprès des Managers
Conseil auprès des agents

COMPETENCES ATTENDUES
Savoirs
Connaissance des institutions
Connaissances de dispositions juridiques dans son domaine

Savoirs-faire
Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie
Anticiper et évaluer les situations pour prendre des décisions
Concevoir des outils de planification (tableaux de bord, etc)
Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités
Respecter les règles de déontologie liées à son activité
suivre les actions, vérifier l'efficacité des interventions
Travailler en coopération avec d'autres partenaires
Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook)
Concevoir des procédures
Formaliser, développer, et animer des processus de pilotage

Savoirs-être
Faire preuve du sens de la communication et du contact
Faire preuve du sens des responsabilités
Faire preuve d'organisation
Faire preuve de rigueur et de méthode
Faire preuve d'autonomie
Se montrer ouvert aux changements
Se montrer disponible

Bac + 2
1 à 3 ans
Une première expérience en renouvellement d’une assemblée serait appréciée